[GDG on Campus] GDG Platform - Events 관리하기(기본편) : 6편

Intro

이번 칼럼부터는 GDG Platform 상에서 Event를 생성하고 관리하는 방법에 대해서 다뤄보겠습니다. 

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GDG Platform에서 행사를 관리하면 가지는 세 가지 장점

이벤트 등록에는 크게 세 가지 기능이 있다고 생각합니다.

Chapter 홈 화면에 등록된 행사 카드들

 

첫 번째는 선전효과입니다. GDG Platform에이벤트를 등록하면 등록 시점부터 바로 GDGoC 홈 화면에서 예정 중인 행사와 진행 중인 행사에 대한 내용을 바로 확인해 볼 수 있습니다. 이는 행사에 참여할 Members들이 행사 참여를 신청(RSVP)할 때의 접근성이 매우 높아지는 효과가 있습니다. 

 

두 번째는 GDG Platform내 Event 페이지를 잘 활용한다면 행사 안내 페이지를 추가 제작할 필요가 없다는 점입니다. 과거에는 행사 페이지를 제대로 활용하지 않아서 Notion 등의 페이지에 새롭게 내용을 정리했다면 이제는 GDG Platform을 적극 활용하여 관리 시스템을 통합하는 측면에 기여하고 있습니다. 

 

세 번째는 아카이브입니다. 두 번째 장점이 잘 지켜진다면 더욱 효과를 발휘하게 되는데, 활동 시점과 관계없이 활동했던 지난 행사들에 대한 정보들이 아카이브 되기 때문에 이후 행사를 진행할 때도 해당 폼을 활용해 보면 운영에 많은 도움이 될 수 있습니다. 

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어떤 Events를 등록할 수 있나요?

먼저 여러분이 행사를 기획했고 이를 등록하기 위해서는 관리자 페이지로 접근하여 아래 사진에 기재된 번호 순서인 Events > 새 이벤트를 클릭하면 어떤 종류의 행사를 등록할 지에 대하여 선택할 수 있는 박스가 나오게 됩니다. 해당 박스에 원하는 행사 유형을 클릭하면 비로소 행사에 대한 정보를 입력할 수 있는 페이지에 접근할 수 있게 됩니다.

행사 성격을 자유롭게 해석해서 정할 수 있으나 참고하시라고 넣어두었습니다

위 사진을 참고해보시면 행사 유형에 콘퍼런스, 정보세션, 워치 파티, 해커톤, 워크숍/스터디 그룹, 발표자 세션/테크 토크 같은 항목들이 있음을 알 수 있습니다. 그 외 항목들도 있지만 주로 여러분들이 사용할 확률이 높은 행사에 대해서 간단하게 소개드리도록 하겠습니다.

 

콘퍼런스(Conference) : 아래 행사들을 포함하거나 아래 행사들로 정의되지 않는 규모가 있는 대부분의 행사임
정보세션(Info Session) : 정보 전달을 목적으로 이뤄지는 일련의 행사, 예를 들어 세미나나 커리어 세션 등의 행사가 있음

워치파티(Watch Party) : 영상 시청을 목적으로 진행되는 행사임

해커톤(Hackathon) : 경진대회, 주로 문제 정의 후 해결하여 결과물을 만들어 내고 이를 평가하는 성격의 행사임

워크숍/스터디 : 학습을 목적으로 이뤄지는 대부분의 행사, 예를 들어 Hands-on Session이나 스터디 등의 프로그램을 포함할 수 있음

발표자 세션/테크 토크 : 만담이나 대화를 중심으로 진행되는 행사, 예를 들어 특강이나 발표회 등이 있음

 

이렇게 진행되는 행사들은 경우에 따라 Google 측의 지원을 받아 진행할 수도 있으니, 최소 한 달 전쯤 행사 기획에 대한 전반적인 내용을 완료하고 지원사항을 검토하여 행사를 추진하시면 더 나은 품질의 행사를 진행하실 수 있을 겁니다.

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GDG Platform - Event 등록하기

Detail - 행사 개요 작성 및 티켓 발행

어떠한 행사를 진행할지 정했다면, 이제 위 페이지에서 행사 성격에 따라 행사 입력 페이지로 접근하면 아래 왼쪽과 같은 화면이 활성화됩니다. 이번 칼럼에서 해당 페이지의 모든 기능에 대해서 다루진 않고, 기본적으로 설정하면 좋을 내용에 대해서만 소개하고 넘어가겠습니다. 이후 추가 발행하는 칼럼에서 조금 더 세부적인 내용들도 포함해서 다뤄보도록 하겠습니다.

왼) 행사 등록 페이지 ; 오) 실제 송출되는 이벤트 페이지

 

먼저 처음 행사를 등록하게 되면 크게 행사를 소개하기 위한 세부사항을 기록하는 화면이 활성화 됩니다. 해당 내용들은 Detail이라는 탭에서 관리되고 있습니다. 등록할 수 있는 세부사항에는 행사의 제목, 설명, 일정, 위치, 홍보용 이미지를 입력할 수 있으며, 행사 참여자를 위한 티켓을 발행할 수 있습니다.

GDG Platform에서 티켓은 RSVP를 의미합니다. RSVP는 "Répondez s'il vous plaît"의 약자로, "응답해 주십시오"라는 뜻입니다. 묵은 이 지점에서... 무슨 응답? 이란 의문이 들 수 있습니다.  이는 운영팀이 GDG Platform을 통해 행사를 등록하게 되면 Chapter에 등록된 Members들에게 자동으로 초대장이 발송되고,  Members들은 해당 이벤트에 대한 참여 여부를 회신할 수 있게 지원해 주는 GDG Platform의 서비스를 이해한다면 RSVP라는 작명이 붙은 이유에 대해서 이해하실 수 있을 것 같습니다.

 

크게 3가지 영역으로 나뉘어 있습니다. 기본적으로 행사 페이지에 필요한 정보는 Detail 탭에 모두 들어가 있습니다

 

 

People - 관련 인물 정보 등록

다음으로 설명할 내용은 실제 행사를 진행함에 필요한 인물이나 기관에 대한 정보를 소개하기 위한 용도로 활용할 수 있는 People 탭입니다. People에는 크게 발표자, 멘토, 진행자, 토론자, 기획자, 주최자의 인물 정보를 추가할 수 있습니다.

 

행사 관련 인물 정보를 추가하려면 GDG Platform에 가입 정보로 불러올 수 없기 때문에,  People 탭에서 사용할 인물 정보를 위해 따로 DB를 구축해야 합니다. DB에 데이터를 추가하는 방법은 People에서 제공하는 add 기능을 활용해야 합니다. 이렇게 People에서 등록한 인물은 기존 Team 등록 시, Visibility : 커뮤니티 및 이벤트 페이지에서 표시 기능을 활성화시킨 것과 달리 등록한 이벤트 페이지에서만 노출되게 됩니다. 

 

인적사항 페이지에 추가하고 자하는 항목에 add 000을 클릭하고 활성화되는 모달에서 create new를 통해 행사에 필요한 인원에 대한 인적사항을 기록합니다. 한번 인물 정보를 생성해 두면 추후 다른 행사에서 등록한 인적사항을 재사용할 수 있습니다. 등록을 마치면 아래 사진처럼 기록한 인원의 이름이나 소속을 검색하여 관련 인물을 행사 페이지에 추가할 수 있습니다.

 

People DB에 등록된 인원은 이렇게 검색으로 바로 추가할 수 있습니다

 

이렇게 추가된 인원은 실제 작성한 이벤트 페이지를 publish 하고 났을 때, 해당 이벤트 페이지에 접속하면 페이지 하단에, 아래 사진과 같이 행사 관련자로 등록되게 됩니다. 이벤트 페이지에 People로 추가된 인원은 다른 행사 페이지에 인적사항이 노출되지 않고 해당 이벤트 페이지에만 노출됩니다. 이에 대한 비교로 아래 이벤트에 발표자로 저(Jaehyun Kim)를 등록했지만 People에 등록한 인물 사진과 실제 Team에 등록한 저의 인물 사진이 다른 것을 확인해 볼 수 있을 겁니다.

 

People 등록 인물 정보는 빨간색 박스 정보입니다

 

Event 페이지에 별도로 Organizer에 대한 정보를 등록하지 않아도 운영진 프로필이 노출되는 것도 확인해 보실 수 있는데요. 이는 해당 프로필을 모든 페이지에 노출하겠다고 설정했기 때문에 운영진 정보가 노출되게 되는 겁니다. 모든 페이지에 노출되는 멤버 등록과 관련해서 궁금한 분이 계시다면 아래 온보딩 4편 내용을 참고하여 Team Member 등록 시 Visibility을 체크해 주세요. 운영진 노출은 Team에 등록된 멤버만 가능하오니 이점도 참고 바랍니다.

 

[GDG on Campus] GDG Platform - Organizer 권한 부여 : 4편

 

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Outro

이번 칼럼을 통해 행사 종류에 대한 간단한 이해와 등록 방법에 대한 기본적인 지식을 공유드렸습니다. 다음 칼럼은 본 칼럼의 마지막 시리즈입니다. 주제는 RSVP에 대한 내용을 다뤄보도록 하겠습니다.

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